Nieuws

Dit bericht verschijnt als ICTeaser in de Kennisnet nieuwsbrief

E-mail kan een fantastisch middel zijn om te communiceren, maar het is wel zaak dan je je houdt aan bepaalde afspraken zoals die zouden moeten gelden binnen een  professionele organisatie.
Om te beginnen is e-mail een medium voor zakelijk gebruik om snel en efficiënt informatie uit te wisselen. E-mail mag je nooit gebruiken om kritiek te uiten op een collega of in geval van conflicten. Het loopt dan namelijk al snel uit de hand. Pak in zo'n geval de telefoon of liever nog: ga een persoonlijk gesprek aan. Het doet me denken aan een ICT-er in de klas die ik een aantal jaren geleden op bezoek had. Deze werknemer van IBM vertelde dat je ontslagen kon worden bij dat bedrijf als je een conflict probeerde af te handelen via de e-mail.
Gevoelige informatie moet je ook nooit uitwisselen via e-mail. Als je je creditcard gegevens via e-mail stuurt, dan zou je wel eens voor een onaangenameverrassing kunnen komen te staan. Criminelen sniffen het internet en met een beetje geluk kunnen ze zo berichten bij elkaar rapen. Binnen het leger, de politie, justitie en andere geledingen waar gevoelige informatie uitgewisseld moet worden, hebben ze meestal een eigen gesloten systeem om dit te doen.
E-mail is een snel medium. Het is zaak dat je snel reageert op vragen per e-mail. Als je echter veel e-mail krijgt, dan moet je niet de hele dag alle binnenkomende mailtjes zitten bekijken want dan word je daar helemaal gek van. Lees je mail bijvoorbeeld drie keer per dag op vaste tijdstippen en werk dan meteen al die mail af.
Probeer ook wat slimme regels toe te passen om je mail af te handelen. Er zijn wat leuke lifehacking tips die je daarvoor kunt toepassen. Google maar eens naar "lifehacking" en dan kom je ze vanzelf tegen. Reageer bijvoorbeeld niet op mail die jij als cc ontvangt. Je krijgt die berichten ter informatie en daar ga je dus niet op beantwoorden. Met een berichtenregel kun je bijvoorbeeld alles wat als cc binnenkomt in een mapje cc binnen laten komen. Ook als jij met verschillende personen bij Aan: staat, hoef je je niet verplicht te voelen te reageren. Als je zeker wil weten dat je antwoord wil krijgen, kun je beter het bericht sturen aan één persoon met eventueel enkele personen in de cc.
Ontvangst- of leesbevestigingen en hoge urgenties hebben geen zin, gebruik ze gewoon niet. Die bevestigingen werken alleen als de ontvanger er aan meewerkt, dus als je geen bevestiging krijgt weet je nog niet of ze nou wel of niet gelezen of ontvangen zijn. Van mij zul je nooit een lees- of ontvangstbevestiging zien. En wat is nu urgent? Soms krijg je de grootste flauwekul die als urgent wordt gestuurd. De ontvanger bepaalt zelf wel wat urgent is.
Een handtekening kan handig zijn, want daar kun je dan meteen de belangrijkste contactinformatie bij elkaar zetten. De laatste tijd is het sport op het Ostrea Lyceum daar een logo bij te zetten. Dan krijg je dus de meest uiteenlopende kwaliteiten van logo's  als er niet één logo centraal hiervoor verspreid wordt. Overigens heb ik ingesteld dat ik geen enkele afbeelding in mijn mail. Ook afbeeldingen in handtekeningen wil ik niet zien, dat staat bij mij uit want waarom zou ik al die overbodige ballast binnenhalen?
De grootste bron van ergernis is het plaatsen van talloze geadresseerden bij Aan:.  Dat is zo storend vind ik en het kan ook gevaarlijk zijn voor je organisatie. Als mensen het in hun hoofd halen om Allen beantwoorden te gebruiken, dan kun je zomaar een mailserver plat leggen. Zorg altijd dat je BCC gebruikt als je veel personen als ontvangers hebt. Je voorkomt dat alle e-mailadressen op  straat komen te leggen, je voorkomt dat ontvangers spam gaan genereren via Allen beantwoorden en mensen die op de telefoon de mail lezen hoeven niet eerst de hele lijst met ontvangers langs voor ze bij het bericht zijn. Een mooie oplossing is het gebruik van distributielijsten en dan het liefst centraal beheerde distributielijsten. Dat scheelt een hoop werk.

Het onderwerp moet je altijd zorgvuldig invullen. Zorg in ieder geval dat er een onderwerp staat, zodat daar later op gezocht en gesorteerd kan worden. Back-uppen van mail doe ik niet meer. Alle berichten van al mijn mailadressen komen automatisch in een apart Gmail account en dat is mijn back-up. Dat werkt fantastisch en dat zou ik iedereen aan willen raden. Maak een Gmail account aan en stel daar nog even alle accounts in die je hebt en geef aan dat de berichten op de server moeten blijven staan als Gmail ze uitleest.